Должностная инструкция архивариуса упорядочивает трудовые взаимоотношения. Документ определяет правила подчинения сотрудника, порядок занятия и освобождения его от должности, требования к опыту, образованию, функциональные обязанности, права, виды ответственности.
Используйте представленную ниже типовую форму при разработке должностной инструкции архивариуса предприятия.
Образец типовой должностной инструкции архивариуса
І. Общие положения
1. Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».
2. Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.
3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.
4. Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.
5. В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.
6. Архивариус должен знать:
- правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
- единую государственную систему делопроизводства;
- инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
- правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
- порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
- правила оформления актов об уничтожении документов;
- организационно-штатную структуру предприятия;
- нормы ведения учета и составления отчетности;
- правила обращения со средствами коммуникации;
- основные принципы организации труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- нормы делового общения, этики;
- законодательство о труде Российской Федерации;
- нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.
7. Архивариус руководствуется в своей деятельности:
- данной должностной инструкцией;
- Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
- законодательными актами РФ;
- приказами, распоряжениями руководства.
ІІ. Должностные обязанности архивариуса
Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:
1. Создает справочную систему документов.
2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.
3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.
5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.
6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.
7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.
8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.
9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.
10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.
11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.
12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.
13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.
14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.
15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.
16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.
17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.
18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.
19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.
ІІІ. Права
Архивариус имеет право:
1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.
2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.
3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.
4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.
5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.
6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.
7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.
8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.
9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.
10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.
11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.
12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.
ІV. Ответственность
Архивариус несет ответственность за:
1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.
5. Качество ведения отчетной документации.
6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.
7. Последствия самостоятельных действий и решений.
8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.
9. Нарушение норм этикета, делового общения.
10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.
При составлении резюме по специальности архивариуса - необходимо указать весь существующий опыт работы по специальности, квалификацию, занимаемую должность. Специалист – архивариус должен владеть качественно, осуществлять работу по ведению архивного дела на любом предприятии. Он должен обеспечить сохранность документов, которые поступили в архив. Должна проводиться своевременная регистрация поступивших на хранение документов. Специалист может принимать участие в разработке номенклатурных дел, проверять правильность формирования и оформления их при передаче в архив. Должна проводиться нумерация или шифровка с соответствием действующих норм.
Требования к архивариусу
Основные требования работодателей:
- Знание нормативно правовых актов, положений и других материалов связанных со специальностью.
- Осуществлять порядок приема и сдачи документов в архив, правильное хранение и пользование им.
- Знать обязан основы организации труда и правила эксплуатации предприятий.
- Специалист должен правильно использовать и комплектовать документы, которые принимаются в архив.
- Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение.
- возможно участие в работе по экспертизе научной ценности архивных документов.
- Знание трудового законодательства.
- Порядок учета и формирование отчетности.
- Методы работы с офисной техникой на продвинутом уровне.
- Навыки работы с большим объемом работ.
Дополнительная информация о соискателе
Перед тем как подать резюме детально ознакомьтесь с требованиями работодателя. Детально опишите о умениях, увлечениях, личных качествах, которые могут быть интересны работодателю. Не стесняйтесь, резюме – это детальное описание навыков.
Ищете работу или планируете ее искать?
Вам поможет наш образец заполнения резюме на должность архивариуса (опытного специалиста или новичка без опыта работы). Грамотное резюме сильно повысит ваши шансы на трудоустройство.
Шаблон резюме архивариуса есть в двух видах
- Для опытных специалистов.
- Для тех, у кого опыта пока нет.
Преимущества шаблона
1) Частые приглашения на собеседования. Мы уже многим людям помогли составить «продающее», сильное резюме и поняли, что работает, а что нет. Этот образец составления резюме архивариуса проверен практикой.
2) Стандартный формат. Каждый hr-менеджер и директор мгновенно найдет нужную информацию в резюме. Все просто.
3) Компактность. Если вы думаете, что 4 листа с вашим опытом работы кому-то нужны, вы глубоко заблуждаетесь. Менеджеры по персоналу любят, когда все понятно, удобно и просто. Наш образец – это пример правильного составления резюме для работы архивариусом.
4) Важные вещи наверху. То, что работодателю важно, будет расположено на самом верху и сразу бросится в глаза тем, кто занимается подбором кадров. Это даст вам преимущества перед другими кандидатами.
5) Резюме можно просто менять в зависимости от вакансии. Чтобы быстро найти хорошую работу, эффективнее всего немного менять резюме под каждую вакансию. Все просто – скачайте и используйте наш образец того, как составить резюме архивариуса. Он позволяет вносить изменения моментально.
Чтобы скачать образец резюме архивариуса, нажмите на ссылку ниже.
